タスク管理ができない人のための唯一の解決策【仕事が片付きます】

タスク管理は難しいですよね。
Todoリストを作って消していっても処理速度よりタスクが増えるスピードのほうが早い。
僕も以前はそうでしたが管理の方法を少し変えることでタスクが管理できるようになった方法をお伝えします。
いくらやってもタスクが増えていつまで経っても終わらない。という方は必見です。

この方法はケビンクルーズさんの著書『1440分の使い方-成功者等の時間管理15の秘訣』でも解説されている方法を参考にしています。
僕はこの方法でタスク管理が劇的に変わりました。

タスク管理ができない人の解決策はtodoリストをやめてタスクをやる日時をスケジュールに確保すること

タスク管理をTodoリストにして消していくだけでは、どんどん新しいタスクが入ってきていつまで経ってもそのリストは片付きません。

タスクはスケジュールに落として、そのタスクを片付ける時間を確保する
と確実に終わらせることができます。

大きなタスクの場合は何回かに分けて時間を確保します。

タスク管理がうまくいかない６つの理由と対処法

タスク管理がうまくいかないのには以下の6つの場合があります。

順番に見ていきましょう。

todoリストでタスク管理をしている

todoリストでタスク管理をしようとすると、「いつやるか」が決まらず、どんどんタスクリストが増えてしまって、うまくいきません。

todoリストでタスク管理をすることの弊害は以下です。

詳しくはこの記事の後半で解説します。

タスクを先送りしてしまっている場合は、早めに着手して少しだけやる

タスクへの取り掛かりが遅くて、締め切りギリギリになってから焦ってやることになってしまうという場合です。

先送りの対処法は、

です。

将来をイメージすることで、モチベーションが上がります。
その勢いを使って、15分や30分でもいいので、手をつけておくと、

という利点があります。

やることが多すぎる場合は重要なことに絞る

やることが多すぎる場合は、重要なタスクをやる時間を先にブロックしてしまいましょう。

重要なことに絞って先に時間を確保しておけば、残りの時間で、緊急性の高いものに取り組むことができます。

緊急でも重要でもないことをやる時間を減らすことができます。
例えばスマホやSNSは時間をどんどん使わせるようにできているので、注意が必要です。

重要なことを見極めるには時間管理のマトリクスを使います。

重要ではないことに時間を取られすぎている場合は思い切ってやめる

重要ではないことに時間を取られている場合は、思い切ってやめてしまうのも手です。

やらなくても問題ないことに時間をかけても仕方がないです。
それよりも重要なことに時間を割くべきです。

タスクを片付けるのに思ったよりも時間がかかる場合は後ろにバッファを取る

タスクを片付けるためにかかる時間の見積もりが甘くて、思ったより時間がかかってしまう場合は、そのスケジュールのあとにバッファとして時間を取るようにしておくと、予定が丸崩れにならなくて済みます。

どのくらいでそのタスクが終わるかは、慣れてくるまではわからないので、
だいたいこのくらいでできるかなという時間をスケジュールに書き加え、その時間と同じだけ後ろにバッファを取っておきます。

予定通りに進まなくても予備の時間があれば安心です。

スケジュールを詰め込みすぎている場合は何もしない時間を作る

スケジュールをきちきちに詰めて入れてしまうと、一つでもずれると全部を調整しなくてはいけなくなり、計画倒れになります。

スケジュールに何もしないバッファ時間（ブロックしている時間）を取るようにすることで、大きく予定を組み直す必要は少なくなります。

タスク管理をTodoリストでやっていると起こる弊害

タスク管理をtodoリストでやっていると起こる弊害は、

です。

todoリストが片付かずストレスがたまる

todoリストでタスク管理をしていると、次々に新しいタスクが増えて、全部が終わることはほぼありません。
タスクが片付いたら消せますが、ゼロになることはほとんどないです。
やるべきことがたくさん残っている状態はストレスがたまります。

侵入思考（ツァイガルニク効果）で集中できない

あれもやらなきゃ、これもやらなきゃと常に他のタスクのことを気にしながら仕事をすると、一つの仕事に集中できない状態になります。

これを侵入思考（ツァイガルニク効果）といって、一つのことに集中できなくなり、効率が下がります。

人間の脳は複数のことを同時に考えられるようにはできていないので、マルチタスクではなく、シングルタスクに集中した方が効果があります。

マルチタスクのをやめた方がいい理由については
マルチタスクの弊害の記事で解説しています。

優先順位がわかりにくい

todoリストでタスク管理をしていると、そのタスクの優先順位が分かりにくいので、どれから始めるかを考える必要があります。

これでは重要だけど期日がずっと先のタスクやこつこつ積み上げていくタイプのタスクは、いつまで経っても着手できません。

いつやるかが決まらない

todoリストでタスク管理をしていると、そのタスクをいつやれば良いかがわからないです。

期日は決まっているけれど、いつやるかを決めていないので、期日が先のものが後回しになり、直前になってからあわてて着手するということになってしまいます。

todoリストをやめて、スケジュールに移行しましょう。

タスク管理におすすめのスケジュール管理ツール

本書では紙のスケジュール管理ツールを勧めていましたが、僕はデジタルのスケジュール管理ツールが便利なので、紙のスケジュールは使っていません。

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーを使用すれば、どの端末からでもアクセスでき、スケジュールを書き換えれば即座に反映できます。

タスクが予定通り進まなかったときに、時間を変えるのも簡単ですし、アラームを鳴らしてリマインドすることもできます。

会社の人ともスケジュールを共有でき、ブロックしている時間は予定が入らないのでとても良いです。

Googleカレンダーを使うメリットは
スケジュール管理ツールの記事で解説しています。

緊急ではないけど重要なタスクをやる時間をブロックして習慣化する

緊急ではないけれど重要なタスク（例えば、計画を立てたり、部下を育成したり、運動や読書の時間、勉強、家族との時間など）は優先順位が高いので、先に時間を確保しておきましょう。
繰り返し予定にしておけば習慣化できます。

重要でないタスクを減らしていくこともセットで行うとより効果が出ます。

タスク管理ができない人のための唯一の解決策【仕事が片付きます】まとめ

タスク管理ができない人のための解決方法は、

でした。
タスク管理がうまくいかない要因は、

などがあり、対処法を解説しました。

また、todoリストを使っていると起こる弊害は

でした。

todoリストをやめてスケジュールツールに書くだけなので、とても簡単で、今日から取り組めます。

タスク管理におすすめのスケジュール管理ツールは
GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどのデジタルのスケジュールツールです。

重要なことに時間を使えるように、時間をブロックして、繰り返し予定として入れておくことで習慣化できます。

タスク管理がうまくできない人のための解決策は以上です。
タスクをスケジュール化して仕事をかたづけて、ワークライフバランスを維持しましょう！