マルチタスクが苦手な方必見！【仕事をサクサクこなす5ステップ】

・マルチタスクは苦手だなぁ。。
・マルチタスクで仕事をしたいけど全然できない。
・先輩からマルチタスクができるようになれと言われているけど、どうすればできるようになるんだろう。。？
・マルチタスクをしようとすると仕事が散らかってしまって全然進まない。。
・マルチタスクができないのは何が原因なんだろう？

という悩みにお答えします。

マルチタスクが苦手で仕事がうまくできないと悩んでいる方はかなり多いです。
私もマルチタスクが苦手です。
人間の脳は残念ながら、一人でマルチタスクには向いていません。
特に頭脳労働の場合、シングルタスクに集中することで効率が40%アップするという研究結果もあります。
このページではマルチタスクが苦手な方でも、仕事がサクサクこなせるようになる方法を5つご紹介します。
この記事を読むと仕事がをサクサク終わるようになります。

マルチタスクが苦手な方におすすめ！仕事をサクサクこなすための５ステップ
シングルタスクで仕事をすすめるための６つチェックポイント
マルチタスクが苦手な方のための仕事をサクサクこなす３ステップまとめ
1. マルチタスクが苦手な方におすすめの本

マルチタスクが苦手な方におすすめ！仕事をサクサクこなすための５ステップ

マルチタスクが苦手な人におすすめの仕事をサクサクこなすためのステップは次の５つです。

・一人で複数のことを同時に処理しようとしないこと
・複数の仕事に焦らないで済むように時間管理をする
・タスクに取り組む時間を確保する
・段取りを考える
・複数のタスクがある時は優先順位をつけて1つずつ終わらせる

順番に見ていきましょう。

一人で複数のことを同時に処理しようとしないこと

マルチタスクが苦手な方は無理してマルチタスクで仕事をする必要はありません。
逆にシングルタスクに集中した方が仕事が進みます。

なぜなら人間は本来マルチタスクが苦手な生き物だからです。
この事実は複数の論文や研究によって明らかになっていることです。
実は、マルチタスクでバリバリ仕事をしてそうに見える人も、あなたにマルチタスクを要求してくる人も実は、シングルタスクの切り替えで仕事をしています。

シングルタスクで仕事を進めるための方法はこの記事のあとの方で解説します。

マルチタスク（複数の仕事）に焦らないで済むように時間管理をする

マルチタスクが苦手な方が陥ることの一つに、「複数の仕事で忙しい」という状態があります。
しかも忙しくて期日も迫っていて、でも仕事が進まない。
こういう時に、マルチタスクで仕事をしようとしていませんか？

こういう焦りは適度に良いプレッシャーになる場合もありますが、過度のストレスは体に悪いですし、パニックになってしまうことは避けた方が良いです。

複数の仕事をギリギリまで置いておくクセのある人は期日が迫って来てやっとスイッチが入るということを繰り返してしまいます。（私も経験者です）
こういう方はまず時間管理の手法を見直ししてみましょう

具体的には、
・仕事を受け取った時点でどのぐらいの作業ボリュームかを見積もる
・見積もった作業にかかる時間を確保するためにスケジューラに登録する
・スケジュールに従って仕事を進める
というステップで行います。

仕事のサイズがもっと大きい場合は仕事をいくつかのステップに分解して上記を回すようにします。

時間管理のスキル向上については
時間管理術でパフォーマンスを掛け算で向上する方法10選
の記事が参考にどうぞ。

タスクに取り組む時間を確保する（スケジューラーに登録する）

Googleカレンダーなどの無料ツールを使って、スケジュールを作っていくと、仕事は確実に終わっていきます。
todoリストだとそれをいつやるのかが決まっていないので、なかなか仕事が終わらないという状態に陥りがちになりますので、注意しましょう。

段取りを考える

マルチタスクが苦手な人は段取りが苦手という方が多いと思います。

マルチタスクが苦手な方は仕事の段取りが苦手な方が多いです。
段取り＝仕事がスムーズに進むための準備
です。

期日までに仕事を終わらせる段取りは、

・自分以外の人の協力が必要なことがないか確認して、すぐ依頼する
・仕事のボリュームがどれぐらいか認識する
・スケジュールに作業予定の時間を確保する
の3つだけです。

つまり、期日までに終わるための道筋を考えるということになります。
これで期日ギリギリになって焦ることも減りますね。

複数のタスクがある時は優先順位をつけて1つずつ終わらせる

複数の仕事を抱えてしまうとどれから手をつければ良いかわからなくなりますよね。
一度に複数やるのはやめて、優先順位をつけて1つずつ終わらせるようにしましょう。
優先順位の判断基準は、
重要度と緊急度の2点です。
特に重要で緊急のものから取り掛かりましょう。
緊急度は期日が近くて、時間がかかりそうなもの（早く取りかからないと終わらないかもしれないもの）から片付けるとよいです。

シングルタスクで仕事をすすめるための６つチェックポイント

マルチタスクが苦手な方の特徴として、片付けを後回しにする傾向があります。
・片付けする時間がもったいない
・次の仕事に早く取り掛かりたい

という気持ちはわかりますが、やめましょう。
複数の仕事を「同時に」進めるのは人間には不可能です。

シングルタスクで仕事をすすめるためのチェックポイントは以下です。

ひと仕事ひと片付けを徹底して、
1つのタスクに集中してまとめて処理するようにします。

具体的には以下の6つです。

・似た作業はまとめて一気にやる
・パソコンのファイルやタブは終わったら閉じる
・非効率なタスク処理をやめる
・集中の途切れを避ける
・作業中に思いついたことは、スケジューラーにメモする
・他のことに気を取られないように環境を整える

順番に見ていきましょう。

似たようなタスクはまとめてやる

時間を決めたら、似たような仕事を集中して処理しましょう。
例えば、メールチェックと返信はまとめて1時間で完了するというようにすると効率が上がります。

その際、他の余計なこと（他の仕事のこと）は一旦横に置いて、今のタスクに一点集中することが大切です。

パソコンのファイルやタブは終わったら閉じる

パソコンやスマホのウェブブラウザのタブやエクセル、ワードなどのファイル、アプリは
全部で今何個開いていますか？

10個以上開いていたら要注意
20個以上開いていたら危険信号です。

そうなっている理由は、どうせすぐまた開くから、開いたり閉じたりする手間を省こうという考えもあると思います。

ですが、複数のものを開きっぱなしにしていると、
・パソコン自体の動作も遅くなりますし、
・たくさん開いているファイルやタブから、目的のものを探す手間も発生します。
・大量にファイルを開いていると、どれがどこまで進んだかも分からなくなってしまいます。

仕事のデスクやテーブルなども同じです。

非効率なタスク処理をやめる

マルチタスクが苦手な人は複数の作業の切り替えを頻繁に行うといかにも仕事をしているような気になってしまいますが、効率は悪いです。

下記のようなやり方をしている人は非効率なマルチタスクになっています、
・資料を作っている間にメールが気になり、思わず確認してしまって、
・メールに返信を打ち始めてしまい、
・返信するための情報をインターネットで調べ、
・調べている間にきになるニュースが目に入り、
・そういえばあの仕事も終わってなかったと思い出し、
・別のファイルを開いて、、、
・資料の作成が全然進まない
・電話がかかって来たらそれに出て、
・・・これでは仕事の効率、生産性は上がりません。

結果、「仕事が散らかってしまって、結局どれも終わらない」ということになります。
必ず、同時にやろうとせず、一つずつ終わらせるようにしましょう。

これは要注意で、「一人で同時に複数のことをしようとする」マルチタスクで仕事を進めようとする方の典型例です。
本質は「一人で同時にすること」ではなく、「期日までにきちんと終わらせる」ことです。
たくさん同時にこなしている気持ちになるのは「自分が忙しく仕事をしている」感じがするので、満足感があります。でも結果は出ません。。

集中の途切れを避ける

仕事の切り替えを頻繁に行うと、集中が途切れて効率が下がってしまいます。

仕事を切り替える
🔽
集中が途切れる
🔽
次にまた集中状態に入るまでに時間がかかる
🔽
効率が下がる
🔽
仕事が終わらないまま次の仕事の締め切りが迫る
🔽
仕事を切り替える

という悪循環が起こります。こうなると最悪です。
このため、同じ種類の仕事はまとめてこなすことで、集中を切らさずに効率よく進めることができるようになります。

「この時間は〇〇に集中する」と決めたら、他に気になることを思いついてもそっちに寄り道しないようにすることをお勧めします。

作業中に思いついたことは、スケジューラーにメモする

マルチタスクが苦手な人は特に、気になる事や、やるべきことを思いついた時にそっちに寄り道してしまい、帰って来れなくなってしまいます。

スケジューラーにいつやるか時間を確保してメモを残して戻ってくるようにしましょう。

あとでやろうと思っても記録しないと忘れてしまいますし、覚えておかなくてはいけなくなります
さっと記録する癖をつけておくと、その場で忘れてしまえるので、ワーキングメモリの消費も少なくて済みます。

他のことに気を取られないように環境を整える

他のことに気を取られないように環境と整える方法としては、
・デスクの周りに色んなものを置かない
・メールやLINEの通知をoffにする
・メールなどをに対応する時間を決めて、それ以外の時間には見ない
・電話は取らないで留守電にしておく。
こうすると電話はかかってこなくなり、メールやテキスト、LINEで連絡してくれるようになります。

・電話ではなく極力メールなどで連絡するように色んな人に言っておく
・話しかけれらないように会議室などを取り、一人で作業する時間を作る

これで外部から邪魔されたりしないようにすると、作業の切り替えによる集中力の低下を減らせます。